Privacy Policy

General Information and Mandatory Disclosures

At Robotics Collective e.V., protecting your privacy is very important to us. This privacy policy transparently explains how we collect, use, and protect your personal data in accordance with the GDPR and other relevant data protection regulations. The entity responsible for data processing on this website is:

open robotic metaverse e.V.
Jülicher Str. 209d
52070 Aachen
Germany

The responsible entity decides alone or jointly with others on the purposes and means of processing personal data (e.g., names, contact details, etc.).

Data Collection and Usage

We collect personal data only if you voluntarily provide it to us, for example when registering for community meetups or using our website. The type of data collected depends on the purpose and may include:

  • Name and contact information
  • Organizational affiliation
  • Event-specific details
  • Feedback and preferences

This data is used for:

  • Planning and organizing events
  • Communication with participants
  • Improving our services

Legal basis for processing: Consent (Art. 6 Para. 1 lit. a GDPR), Contract fulfillment (Art. 6 Para. 1 lit. b GDPR), and legitimate interests (Art. 6 Para. 1 lit. f GDPR).

Data retention: We store your data only as long as necessary for the stated purposes or as required by statutory retention periods.

Google Analytics and Website Analytics

We use Google Analytics 4 (GA4) to analyze user behavior on our website and understand how visitors interact with our content. This helps us improve our website and provide better services to our community.

Data collected:

  • Page views and navigation patterns
  • Time spent on pages and sections
  • Device and browser information (anonymized)
  • General geographic location (country/city level)
  • Interaction with buttons, forms, and links
  • Scroll depth and content engagement

Privacy safeguards:

  • IP addresses are anonymized before processing
  • No personally identifiable information is stored
  • Google signals and remarketing are disabled
  • Data is only collected with your explicit consent
  • You can withdraw consent at any time via our cookie settings

Data processing takes place on the basis of your consent (Art. 6 Para. 1 lit. a GDPR). You can revoke your consent at any time with effect for the future by clicking the cookie settings in our consent banner or by contacting us directly. Analytics data is retained for 26 months as per Google's default settings.

For more information about Google Analytics and privacy, visit: Google Privacy Policy

Cloudinary

We use Cloudinary as a Content Delivery Network (CDN) to properly provide the content of our website. Cloudinary is a service of Cloudinary, Ltd. When you access content, you establish a connection to Cloudinary servers, transmitting your IP address and possibly browser data such as your user agent. This data is processed exclusively for the above-mentioned purposes and to maintain the security and functionality of the Cloudinary CDN.

The use of the CDN takes place on the basis of our legitimate interests, i.e., interest in a secure and efficient provision and optimization of our online offerings in accordance with Art. 6 Para. 1 lit. f. GDPR.

We intend to transfer personal data to third countries outside the European Economic Area, particularly the USA. In cases where there is no adequacy decision by the European Commission (e.g., in the USA), we have agreed to other appropriate safeguards within the meaning of Art. 44 ff. GDPR with the recipients of the data.

The specific storage duration of the processed data is not controllable by us but is determined by Cloudinary, Ltd. For more information, please see the Cloudinary Privacy Policy:https://cloudinary.com/privacy.

Your Rights

You have the following rights regarding your personal data:

  • Right to access (Art. 15 GDPR)
  • Right to rectification (Art. 16 GDPR)
  • Right to erasure (Art. 17 GDPR)
  • Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
  • Right to data portability (Art. 20 GDPR)
  • Right to object (Art. 21 GDPR)

To exercise these rights, please contact us using the contact details provided above.

Complaints to Supervisory Authority

You have the right to lodge a complaint with a competent data protection supervisory authority if you believe that the processing of your personal data violates data protection regulations.

Data Security

To ensure the security of data transmission, our website uses SSL or TLS encryption. This makes data you transmit to us via the site unreadable to third parties.

Deutsche Version

Allgemeiner Hinweis und Pflichtinformationen

Der Schutz Ihrer Privatsphäre ist uns bei Robotics Collective e.V. sehr wichtig. Diese Datenschutzerklärung soll transparent erläutern, wie wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß der DSGVO und anderen relevanten Datenschutzbestimmungen erheben, verwenden und schützen. Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Robotics Collective e.V.
Jülicher Str. 209q-s
52070 Aachen
Deutschland

Die verantwortliche Stelle entscheidet allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, Kontaktdaten o. Ä.).

Datenerhebung und -nutzung

Wir erheben personenbezogene Daten nur, wenn Sie uns diese freiwillig zur Verfügung stellen, beispielsweise bei der Anmeldung zu Community-Meetups oder der Nutzung unserer Website. Die Art der erhobenen Daten hängt vom jeweiligen Zweck ab und kann Folgendes umfassen:

  • Name und Kontaktinformationen
  • Organisationszugehörigkeit
  • Veranstaltungsspezifische Details
  • Feedback und Präferenzen

Diese Daten werden verwendet für:

  • Planung und Organisation von Veranstaltungen
  • Kommunikation mit Teilnehmern
  • Verbesserung unserer Angebote

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Datenaufbewahrung: Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben.

Google Analytics und Website-Analyse

Wir nutzen Google Analytics 4 (GA4), um das Nutzerverhalten auf unserer Website zu analysieren und zu verstehen, wie Besucher mit unseren Inhalten interagieren. Dies hilft uns, unsere Website zu verbessern und bessere Dienstleistungen für unsere Community anzubieten.

Erhobene Daten:

  • Seitenaufrufe und Navigationsmuster
  • Verweildauer auf Seiten und Bereichen
  • Geräte- und Browserinformationen (anonymisiert)
  • Allgemeine geografische Lage (Land-/Stadtebene)
  • Interaktionen mit Buttons, Formularen und Links
  • Scroll-Tiefe und Content-Engagement

Datenschutzmaßnahmen:

  • IP-Adressen werden vor der Verarbeitung anonymisiert
  • Keine personenbezogenen Informationen werden gespeichert
  • Google-Signale und Remarketing sind deaktiviert
  • Daten werden nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung erfasst
  • Sie können die Zustimmung jederzeit über unsere Cookie-Einstellungen widerrufen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Cookie-Einstellungen in unserem Zustimmungsbanner anklicken oder uns direkt kontaktieren. Analytics-Daten werden gemäß Google-Standardeinstellungen 26 Monate lang aufbewahrt.

Weitere Informationen zu Google Analytics und Datenschutz finden Sie unter: Google Datenschutzerklärung

Cloudinary

Wir verwenden Cloudinary als Content Delivery Network (CDN), um die Inhalte unserer Website ordnungsgemäß bereitzustellen. Cloudinary ist ein Dienst der Cloudinary, Ltd. Wenn Sie auf Inhalte zugreifen, stellen Sie eine Verbindung zu Servern von Cloudinary her, wobei Ihre IP-Adresse und ggf. Browserdaten wie Ihr User-Agent übermittelt werden. Diese Daten werden ausschließlich zu den oben genannten Zwecken und zur Aufrechterhaltung der Sicherheit und Funktionalität des Cloudinary CDN verarbeitet.

Die Nutzung des CDN erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen, d.h. Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung sowie der Optimierung unseres Onlineangebotes gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO.

Wir beabsichtigen, personenbezogene Daten an Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere die USA, zu übermitteln. In Fällen, in denen kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission existiert (z.B. in den USA), haben wir mit den Empfängern der Daten anderweitige geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO vereinbart.

Die konkrete Speicherdauer der verarbeiteten Daten ist nicht durch uns beeinflussbar, sondern wird von Cloudinary, Ltd. bestimmt. Weitere Hinweise finden Sie in der Datenschutzerklärung für Cloudinary:https://cloudinary.com/privacy.

Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Um diese Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns bitte unter den oben genannten Kontaktdaten.

Beschwerden bei Aufsichtsbehörden

Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzvorschriften verstößt.

Datensicherheit

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.